Sunday, June 3, 2018

How to use Endnote to add references

Writing articles, reports, theses, etc. with references is an essential part of a scientist's life. If all references are added manually, the writing process will be laborious and tiresome, especially when you write an article with several tens of references. One way to make our life easier is to use a program like Endnote to add citations.

Endnote is a software that helps you to manage your citations and references. Endnote X8 is not free but many universities buy this software. So you can get one by logging in to your universities' websites or ask at the IT desks. If your university, unfortunately, does not have this software, you can download the free version Endnote basic to try.
https://endnote.com/product-details/basic

In this post, I will tell about Endnote X8. I hope that it is the same for Endnote basic.

First of all, when you install the software, Endnote add-in will also appear in your Word. Like this:


When you want to cite an article, just click on Endnote X8, insert citations. A window will pop out like this:


Now you can type an author's name, chose the right link that you want to add. Press "insert".
The citations are available in almost all of the publishers' website so you do not need to type them manually. For example, one article from Springer:


All of the papers that I have cited until now have citation tool like that.
Another advantage of using Endnote is you can add the article directly next to the reference. To open the article, just double-click on it or right click then choose to open in other software

.
You can also edit the style of references:


I will write about other advanced features of Endnote after participating a Workshop tomorrow.

Happy writing.

Cách dùng Endnote để thêm references

Đối với những người làm khoa học thì viết báo, viết báo cáo, viết luận văn kèm trích dẫn (references) là điều không thể thiếu. Nếu nhập tất cả bằng tay thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt với những bài báo, bài luận có vài chục references. Hơn nữa, khi thêm trích dẫn mới lại phải ngồi dò lại xem trích dẫn này là số mấy, rồi thay đổi hết số thứ tự của những trích dẫn sau đó. Thế nên, một cách để đơn giản hoá công việc làm khoa học là chèn trích dẫn bằng Endnote hoặc những ứng dụng tương tự.

Endnote là phần mềm quản lí trích dẫn. Phần mềm này không miễn phí. Tin vui là nhiều trường đại học có mua trọn gói phần mềm này. Các bạn có thể tải bằng cách đăng nhập vào trang của trường hoặc đến phòng IT của trường để nhờ cài hộ. Với những trường không mua phần mềm này thì có một cách khác đó là dùng bản miễn phí Endnote basic.
https://endnote.com/product-details/basic
Mình đang dùng bản Endnote X8 nên mình sẽ nói về cách dùng Endnote X8 để thêm references. Mình nghĩ là bản basic cũng có một số điểm tương tự.

Đầu tiên, khi cài xong Endnote, Endnote add-in sẽ tự động cài vào Word.


Khi viết, để thêm trích dẫn, mình nhấn vào EndNote X8, chọn insert citation. Một cửa sổ sẽ hiện ra như trong hình. Mình gõ tên tác giả của bài báo mà mình muốn trích dẫn vào, sau đó chọn đúng bài mình cần.


Sau đó nhấn 'insert'. Thế là xong.
References mình không phải gõ tay, hầu như báo nào cũng có citation sẵn để mình down về. Ví dụ như trên Springer như thế này:

Không riêng gì trang này, hầu như báo nào cũng có citation sẵn để down về.
Một điểm tiện của Endnote là ngoài citation thì khi bạn tải báo về có thể đính kèm luôn vào citation ấy, khi đọc thì nhìn tên tác giả, tên báo, rồi mở bài báo ra đọc ngay. Một cách tiện lợi để quản lí những báo mình đọc. Những bài báo này có thể phóng to bằng cách nháy chuột 2 lần hoặc nhấn chuột phải rồi chọn mở trong phần mềm đọc pdf khác. 

Để chỉnh sửa kiểu trích dẫn thì có thể chọn style rồi chọn kiểu phù hợp.



Một số thứ nâng cao hơn thì mình chưa rõ lắm. Mình sẽ tham gia một khoá định dạng với Endnote rồi viết sau. ^^
Chúc mọi người viết bài vui.


Saturday, June 2, 2018

Đăng ký học bổng sau đại học tại University of Alberta, Canada

Mình đang làm thủ tục sang học PhD tại University of Alberta, Canada. Hiện giờ mình đang chờ lấy hộ chiếu sau khi đã dán visa xong. Sau đây mình sẽ chia sẻ các bước chuẩn bị hồ sơ, đăng kí và làm visa cũng như study permit.

Đầu tiên chắc phải kể chuyện chọn trường.

Mình học hoá mà trong lúc tìm trường không có lựa chọn nào trước vậy nên mình lên Google, tìm ranking các trường theo môn. Sau đó chọn các trường ở Canada trong top mình muốn. Mình chọn top 100. Sau đó vào trang web riêng của từng trường xem hồ sơ gồm những gì, nếu cần GRE thì loại ngay vì mình không có GRE. Rồi xem hạn nộp hồ sơ là bao nhiêu. Yêu cầu cụ thể của trường là gì, có hợp và đủ tiêu chuẩn không. Nếu đủ tiêu chuẩn hết rồi thì mình xem tiếp xem hướng nghiên cứu của khoa mình định đăng kí xem có hay không có hợp với mình không. Mình học hoá phân tích nên mình vào khoa hoá, ngành hoá phân tích xem. Xem từng group, từng giáo sư, xong xem nhóm của các giáo sư làm gì, có nhiều báo đăng không. Sau thời gian tìm hiểu thì mình chọn UA.

Chuẩn bị hồ sơ

Tuỳ vào từng khoa ở UA mà hồ sơ chuẩn bị sẽ khác nhau một chút. Như đã nói ở trên là mình đăng ký khoa hoá, học hoá phân tích. Để xem sơ lược những hồ sơ cần chuẩn bị thì vào trang này: 
https://www.ualberta.ca/graduate-studies/prospective-students/apply-for-admission 
Nói chung là cần bảng điểm, bằng, chứng chỉ tiếng Anh, bài luận, CV và thư giới thiệu. CV thì thực ra chương trình của mình không yêu cầu, nhưng cần những ba thư giới thiệu. 
Sau đó nếu bạn chọn "Apply now", bạn sẽ được dẫn đến một trang để tạo tài khoản và đăng nhập. Sau khi đăng nhập vào trang cá nhân, bạn sẽ thấy thông tin cần điền: Personal Information, Languages, Academic History, References, Funding/supervisors, Documents và Declaration. Về mục Funding/supervisors, nếu bạn không có nguồn học bổng nào khác, chưa có giáo sư nào nhận thì chọn "no" ở mục 1 và bỏ trống mục 2. Về Documents thì ngoài bảng điểm và bằng tốt nghiệp, mình phải tải về một file là Department checklist. Trong đó sẽ có các câu hỏi dạng thông tin trong CV và một phần trống cho bài luận.
Sau khi upload hết giấy tờ và điền đủ thông tin, mình nộp lệ phí và chờ ^^.
Hạn đăng kí hồ sơ bên khoa mình là 31/01. Chờ đến 21/3 thì mình nhận được kết quả cùng với funding letter.

Xin study permit và visa


Mình phải xin study permit và visa. Hai cái này đều có thể xin online và nộp lệ phí online nên chỉ cần tạo tài khoản trên trang "Government of Canada" là được. Mình đang ở Thuỵ Điển nên không cần giấy khám sức khoẻ. Còn nếu bạn nào ở Việt Nam thì cần. Trên trang này có danh sách các nước được miễn khám sức khoẻ. Sau khi nộp hồ sơ xong thì mình nhận được giấy đi lấy dấu vân tay và chụp ảnh (give biometrics), hạn 30 ngày. Ở Thuỵ Điển không có trung tâm visa Canada. Địa điểm gần nhất là Anh. Nếu sang Anh thì mình phải xin visa Anh, cái này cũng tốn tiền và thời gian vậy nên mình quyết định đi Ba Lan. 
Sau khi lấy dấu vân tay khoảng gần một tháng thì mình được cấp visa. Lúc này phải sang trực tiếp hoặc gửi hộ chiếu sang để dán visa vào, hạn 30 ngày. Mình đã gửi hộ chiếu và hồ sơ đã được duyệt. Giờ chỉ chờ em hộ chiếu về là ok.


Nói chung là mình thấy các bước cũng khá đơn giản và rõ ràng. Giờ chuẩn bị mua vé máy bay và chờ ngày sang Canada, sang Alberta xinh đẹp. ^^

Ai rồi cũng (từ từ) lớn

      Mình vốn rất trẻ con, tính khó chiều, hay ý kiến, hay không nghĩ cho người khác, chỉ thích tiến không thích lùi. Đặc biệt là lúc nào c...